Muitos são os projetos executados ao mesmo tempo, departamentos que se deve coordenar, muitas pessoas, clientes e fornecedores. Quantas vezes ao chegar o final do dia ou da semana recapitulamos e descobrimos que não fizemos o que realmente teríamos que fazer?
Este é um dos sintomas mais claros de uma gestão ineficaz do tempo e isto, cedo ou tarde, pode-se converter em vários problemas:
- Clientes descontentes por atraso ou ações feitas às pressas e de maneira inadequada.
- Empregados desmotivados e pouco eficientes por falta de planificação.
- Fornecedores descontentes pelo alto volume de pedidos de extrema urgência.
- Diminuição da satisfação pessoal pelo trabalho realizado.
- …
Em qualquer caso, o resultado será uma perda econômica por qualquer via. Costuma-se dizer que “tempo é dinheiro” e isto é completamente certo. Cobramos e pagamos por trabalhar, não por perder o tempo e existe uma grande quantidade de “ladrões de tempo” em nosso dia-a-dia. Talvez lembremo-nos de alguns deles:
- Telefone.
- Correio eletrônico.
- Realização de uma ação quando se está pensando na seguinte.
- Falta de planificação.
- Falta de prioridade.
- Reuniões largas e inúteis.
- Não delegar tarefas.
- Não saber dizer não.
- Interrupções.
- Atraso de tarefas.
- Tudo é urgente (logo, nada é urgente).
Estas são somente algumas das principais causas de perda de tempo, ainda que em cada caso, possivelmente existam causas concretas geradas pelas circunstâncias.
Por norma geral, o telefone e o correio eletrônico são as mais comuns e mais simples de neutralizar. Pode ser tão simples como reservar espaços durante o dia para acessar o telefone, devolver chamadas e responder os correios, por exemplo, 10 a cada 60 minutos, ou fazê-lo entre uma tarefa e outra como “troca de pensamento”.
Outra das mais comuns e simples de erradicar é a falta de planificação e prioridade. Priorizar é simples quando tratamos de ver “em terceira pessoa”, ou seja, estabelecer se a tarefa é realmente urgente ou importante de forma objetiva e, em função disto, designar um tempo e um momento.
- Uma tarefa urgente é aquela que por determinadas circunstâncias deve ser realizada em breve.
- Uma tarefa importante é aquela que nos ajuda ou encaminha a cumprir os objetivos.
Uma vez claros os conceitos, em uma matriz podemos detectar quatro quadrantes, nos quais se pode trabalhar em função da classificação de cada tarefa:
- Uma tarefa urgente e não importante deverá ser feita no ato e dedicar a ela o menor tempo possível, já que não nos enfoca a cumprir com os objetivos.
- Uma tarefa importante e não urgente terá que ser planificada adequadamente para que nunca chegue a ser urgente.
- Uma tarefa importante e urgente costuma ser um grande problema já que não dedicaremos o tempo necessário a ela, como também não iremos fazer a reflexão conveniente para o cumprimento dos objetivos.
- Uma tarefa não urgente e não importante é aquela com a qual se pode preencher todos os tempos mortos ou buracos que ficarão após fazer uma boa planificação do nosso tempo.
Uma vez realizada uma priorização das tarefas, deve-se planificar, outros dos fatores que nos poderá fazer levar uma adequada gestão de nosso tempo. Esta ação está estritamente relacionada com a de delegar e saber dizer não.
As tarefas não urgentes e não importantes poderiam ser designadas facilmente às pessoas com pouca carga de trabalho, sempre que estejam qualificadas para realizá-la, ou bem a outra pessoa que deve começar a ter contato com o projeto.
As tarefas urgentes e importantes, se infelizmente deixamos chegarem a este ponto, devem ser valoradas com cuidado para sua delegação ou execução imediata.
As tarefas urgentes e não importantes, já que é uma das maiores causas da perda de tempo, são aquelas com as que temos que praticar o “aprender a dizer não”.
As tarefas importantes e não urgentes são aquelas que se encontram na zona na qual deveríamos trabalhar habitualmente e devem ser planificadas com consciência para que nunca cheguem a ser consideradas como importantes e urgentes. Para isto, será imprescindível uma adequada designação de tempos e responsáveis, realista e coordenada.
Assim, costuma-se utilizar ferramentas específicas como diagrama de Gantt ou outro software que ajude na gestão de projetos mediante a designação destes aos responsáveis, gestão de calendários, de tarefas dentro de um projeto, carga e gestão de documentos.
Uma das principais vantagens deste tipo de software é que permitirá fazer uma avaliação da eficiência de cada responsável, tarefa e projeto, assim como a rentabilidade real obtida em cada projeto em função da carga de trabalho real. Além disso, no ajudará a uma melhora contínua na designação de tempos com base na aprendizagem em relação a experiências anteriores.
ISOTools oferece as ferramentas adequadas e o conhecimento específico para a gestão de projetos com base na planificação estratégica adequada, de forma que se aumente a eficácia e a eficiência no alcance dos objetivos marcados pela organização.
